Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste, viimeisin päivitys 26.12.2024

1. Rekisterinpitäjä ja rekisteriin liittyvät yhteystiedot  

Lensvik Oy, y-tunnus 3498687-5

Karl-Erik Aitos, aspa@lensvik.fi, +358 40 684 1439

Yhtiön kotipaikka: Naantali

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa sekä vireillä olevien että päättyneiden sopimusasioiden ja asiakkuuksien käsittely, seuranta, hallinta ja toimenpiteistä päättäminen sekä uusasiakashankintaan liittyvä markkinointi ja yhteydenpito olemassa olevien toimeksiantajiin ja asiakkaisiin.

Käytössä oleviin järjestelmiin kirjataan yhteistyösopimukset ja niihin liittyvät tarjoukset sekä konsultaatioasiat.

Järjestelmiin sisältyy myös myyntireskontratietojen hallinta ja ylläpito sekä tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä. Tietojen käsittely perustuu aina joko sopimukseen, suostumukseen, lakiin tai oikeutetun edun suojaamiseen. Tallennamme vain tarpeelliset tiedot. Yhtiö ei käytä paperisia tai vastaavia tallenteita, vaan kaikki järjestelmätieto on sähköisessä muodossa.

Käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen sisältyvät

  • rekisteröityjen yksilöinti ja tunnistaminen

  • yhteystietojen hallinnointi

  • laskutus ja perintätoimenpiteet

  • sopimuksen toteuttaminen, palvelujen hallinnointi ja varmistaminen

  • asiakaspalvelu, johon kuuluu muun muassa asiakaspalautteen käsitteleminen, asiakasviestintä ja muu asiakassuhteiden hoitamiseen ja hallinnointiin liittyvät kulloinkin tarpeelliset toimenpiteet.

  • hallinnolliset tarkoitukset, kuten sisäisten järjestelmien ja sovellusten turvaaminen ja ylläpitäminen

  • liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus

  • lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden tai muiden lakisääteisten sitovien velvoitteiden hoitaminen. Lakiin perustuvia käsittelyvelvoitteita voi johtua muun muassa laista rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä, kuluttajansuojalaista, kirjanpitolaista ja tietosuojalaista.

  • tietojen luovutus jäljempänä eritellyn mukaisesti

  • rekisterinpitäjän markkinointiviestinnän toteuttaminen, kohdentaminen ja seuranta mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimus taikka muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä markkinointikilpailujen järjestäminen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.

  • ongelmatilanteiden ja väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen

  • profilointi asiakastyön jatkotoimenpiteistä päättämisen tueksi

 

3. Rekisterin nimi ja tietosisältö

                            Asiakasrekisteri

Rekisteriin tallennetaan tietoja kussakin tilanteessa vain siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen. Tallennettavat tiedot voivat olla seuraavia tietoja.

Asiakkaat (tilaajat):

  • nimi

  • syntymäaika/henkilötunnus/y-tunnus

  • asiakasnumero ja/tai toimeksiannon numero

  • yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

  •  henkilötodistuksen kopio, mikäli sähköistä allekirjoitusta vahvoin tunnistamisin ei käytetä

  • yhteisön (ja/tai takaajan) luottotiedot

  • tiedot sopimuksesta sekä sen määrästä ja perusteesta

  • asian käsittelyvaiheet ja suoritetut käsittelytoimet

  • asiaan liittyvät asiakkaan itsensä ilmoittamat tiedot sekä muut mahdolliset lisätiedot

  • IP-osoite

  • tiedot ulkoisista tietolähteistä (kuten yhteystiedot yhteystietopalveluista)

  • tiedot annetusta asiakaspalautteesta

 

4. Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin saadaan tietoja

  • rekisteröidyltä itseltään

  • luottotietorekisterinpitäjältä (Suomen Asiakastieto Oy, Bisnode Finland Oy)

  • prospektoinnissa nimi-, numero- ja osoitetietoja välittäviltä yrityksiltä sekä yhtiön osakkailta ja työntekijöiltä ja näiden verkostoista (muun muassa LinkedIn)

  • yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ

  • väestötietojärjestelmästä

  • viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa

 

5. Henkilötietojen luovutukset

Rekisteriin merkittyjä tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, muun muassa viranomaisen pyynnöstä tai tuomioistuimen päätöksen nojalla.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulko- puolelle.

Mikäli tietoja jossain tapauksessa on tarpeen siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle ryhdymme riittäviin toimiin varmistaaksemme, että tiedot on suojattu yhtä vahvasti kuin EU/ETA-alueella. Tämä varmistetaan sopimusvelvoittein.

6. Rekisterin sisäinen käyttö

Rekisteriä voivat käyttää vain asiakassopimuksia ja niihin liittyviä velvoitteita yhtiön lukuun tekevät ja yhtiöön työ- tai palvelussuhteessa olevat henkilöt.

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta ja vahvaa tunnistautumista.

Rekisterin käyttäjää sitoo salassapitovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Rekisterinpitäjällä ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttöoikeuksia varten henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterin käyttöä valvotaan ja käyttövaltuudet tarkistetaan säännöllisesti.

7. Rekisteröidyn informointi ja käyttäjäseuranta

Rekisteröityä informoidaan henkilötietoja kerättäessä tällä tietosuojaselosteella, joka on saatavissa rekisterinpitäjän toimipaikassa sekä yhtiön internet-sivuilla, lensvik.fi

Käytämme evästeiden avulla käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esimerkiksi Chat-interaktioiden kautta. Mikäli et halua, että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin.

 

8. Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

 

Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun laki ei enää edellytä niiden säilyttämistä. Säilyttämisaikaan vaikuttavia lakeja ovat kirjanpitolaki (30.12.1997/1336) sekä laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017). Tavanomaisesti tietoja säilytetään enintään kolme vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

IT–järjestelmät ovat lukitussa tilassa. IT-järjestelmiin tallennetut rekisteritiedot on suojattu päivitettävin ja ajan tasalla pidettävin tietoteknisin ratkaisuin. Verkkosivustoissa tietoja suojataan asianmukaisesti suojatulla yhteydellä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin. Tarkastuspyynnön voi jättää rekisterinpitäjän internetsivujen kautta tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastamista voi pyytää internetsivuiltamme löytyvän yhteydenlomakkeen kautta tai olemalla suoraan yhteydessä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan.

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai korjaamista

Korjaamme ilman aiheetonta viivästystä rekisteriin talletetun käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Pyyntö tietojen korjaamisesta voidaan esittää rekisterinpitäjälle yllä mainituin yhteystiedoin. Korjaamme virheellisiksi huomatut tiedot myös oma-aloitteisesti.

Mikäli rekisterinpitäjänä kieltäydymme korjaamasta tai poistamasta jotakin tietoa, annamme ilman aiheetonta viivytystä selvityksen, millä laillisella perusteella tietoa ei korjata tai poisteta.

Oikeus esittää huomautuksia ja valitusmahdollisuus

Vastaamme miellämme mahdollisiin kysymyksiisi koskien tietosuojaoikeuksia tai henkilötietojen käsittelyä ja tallentamista. Voitte lähettää yhteydenottopyynnön tai kysymykset yllä mainituin yhteystiedoin.